Porządek finansowy i cashflow w małej firmie
Checklista miesięcznego porządku finansów dla właściciela MŚP w Polsce. Salda, cashflow 30 do 90 dni, należności, zobowiązania, podatki, rezerwy i proste reguły decyzji. Do przejścia z AI albo z księgową przy stole.
Jak i kiedy użyć
Skopiuj checklistę do ChatGPT, Claude albo Gemini. Dopisz: formę działalności (JDG, sp. z o.o.), walutę, przybliżone salda kont, stałe koszty miesięczne, typowe terminy wpływów od klientów, czy masz kredyt albo leasing. Poproś o przejście sekcji, tabelę cashflow 30 i 90 dni oraz listę ryzyk. Nie wklejaj pełnych wyciągów bankowych z numerami rachunków kontrahentów do publicznego chatu. Pracuj na sumach i kategoriach. Po sesji zweryfikuj liczby w banku i z księgową.
Checklista
Bramka: jedna prawda, nie trzy Excela
- Wybierz jedno źródło prawdy na salda: bank firmowy (i ewentualnie osobne konto VAT / oszczędności firmowe), nie mieszanka prywatnych zrzutów.
- Zapisz datę przeglądu i okres (ten miesiąc + 90 dni do przodu).
- Oddziel konto firmowe od prywatnego. Jeśli nadal jest wspólne, to pierwszy problem do naprawy, nie „szczegół”.
- Wypisz osoby z dostępem do banku, księgowości i kart. Kto widzi, kto księguje, kto zatwierdza przelewy.
- Bramka: wiesz które konto jest firmowe i kto ma do niego klucz.
Salda i płynność na dziś
- Zapisz saldo dostępne na kontach firmowych (bez środków zablokowanych i limitu w liczeniu jako „zarobione”).
- Odejmij znane przelewy wychodzące w ciągu 7 dni (ZUS, VAT, faktury, wynagrodzenia, raty).
- Dodaj tylko te wpływy z 7 dni, które są prawie pewne (opłacone faktury w drodze, stała subskrypcja), nie „może klient zapłaci”.
- Policz wynik 7 dni: saldo po ruchach. Jeśli ujemny, oznacz tryb ostrożny.
- Zapisz rezerwę minimalną, której nie ruszasz (np. 1 do 2 miesiące stałych kosztów). Jeśli nie masz, zapisz cel rezerwy kwotą.
- Bramka: znasz liczbę „ile realnie wolnego dzisiaj” i ile chcesz trzymać w rezerwie.
Cashflow 30 dni
- Lista stałych kosztów 30 dni: wynagrodzenia, ZUS, abonamenty, lokal, leasing, reklama minimalna, księgowość, narzędzia SaaS.
- Lista zmiennych kosztów planowanych: produkcja, freelancers, stock, eventy.
- Lista wpływów 30 dni w trzech koszykach: pewne, prawdopodobne, życzeniowe. Do decyzji używasz pewnych + części prawdopodobnych, nie życzeniowych.
- Ułóż tygodniowy przebieg: tydzień 1 do 4, wpływy vs wypływy, najniższy punkt salda w miesiącu.
- Oznacz tydzień z największą dziurą. To miejsce na przyspieszenie faktur, przesunięcie zakupu albo rozmowę o terminie z dostawcą.
- Bramka: masz najniższy punkt cashflow w 30 dniach i wiesz, czy przeżywasz go bez paniki.
Cashflow 90 dni (decyzje, nie wróżby)
- Rozpisz 3 miesiące z grubsza: sezonowość, znane kampanie, urlopy, większe płatności (podatek, sprzęt, konferencja).
- Wpisz planowane inwestycje i oznacz je jako: musi być / może poczekać / tylko gdy rezerwa trzyma próg.
- Sprawdź raty kredytów i leasingów oraz daty aneksów.
- Jeśli celujesz w zatrudnienie albo dużą kampanię, policz koszt pełny 90 dni (nie tylko pierwszą fakturę agencji).
- Bramka: jedna decyzja „tak / nie / później” przy największym wydatku z uzasadnieniem cashflow, nie humorem.
Należności (kto jest Ci winien)
- Lista faktur po terminie: kto, kwota, ile dni po terminie, ostatni kontakt.
- Reguła windykacji miękkiej: dzień 3, 7, 14 (mail, telefon, eskalacja). Zapisz kto to robi.
- Nie ruszaj nowej pracy dla chronicznego dłużnika bez przedpłaty albo limitu salda.
- Policz % przychodu zamrożonego w po terminie. Powyżej progu, który sam ustawisz (np. 15 do 20%), to temat numer 1 tygodnia, nie „księgowa się zajmie”.
- Bramka: top 5 dłużników ma datę następnego kontaktu w kalendarzu.
Zobowiązania (komu Ty jesteś winien)
- Lista faktur do zapłaty z terminami i priorytetem (krytyczne vs można negocjować termin).
- Sprawdź czy nie płacisz dwa razy za ten sam tool (duplikaty subskrypcji).
- Oznacz koszty, które możesz uciąć w 30 dni bez zabicia sprzedaży (martwe SaaS, zbędne stocki reklam).
- Ustal regułę: nowe stałe koszty tylko gdy cashflow 90 dni i rezerwa na to pozwalają.
- Bramka: masz listę 3 kosztów do cięcia albo renegocjacji z kwotą miesięczną.
Marża i rentowność oferty (prosto)
- Dla głównej oferty zapisz cenę netto i szacunek bezpośredniego kosztu realizacji (czas, podwykonawca, media).
- Policz marżę wprost. Jeśli nie umiesz, rozbij ostatnie 5 zleceń na przychód i koszt.
- Oznacz oferty z marżą poniżej progu, który akceptujesz. Albo podnieś cenę, albo zmień zakres, albo przestań brać.
- Oddziel przychód jednorazowy od recurring. Nie planuj stałych kosztów wyłącznie z one shotów.
- Bramka: znasz marżę top oferty i wiesz, czy wolumen niski marżowo Cię topi.
Podatki, ZUS, księgowość (koordynacja, nie porada podatkowa)
- Masz w kalendarzu terminy ZUS, VAT, PIT/CIT i inne stałe dla Twojej formy (daty potwierdź z księgową, nie z pamięci czatu).
- Odłóż w cashflow kwoty na podatki zanim „zostanie na koncie na marketing”.
- Sprawdź czy księgowa dostaje dokumenty w ustalonym rytmie (nie hurtem 28. dnia).
- Lista otwartych pytań do księgowej max 5, z terminami. Nie trzymaj 40 wątków w głowie.
- Bramka: najbliższe 2 zobowiązania publicznoprawne mają kwotę szacunkową i datę w planie 30 dni.
Rejestry i dokumenty (żeby nie szukać po nocach)
- Faktury sprzedażowe i zakupowe z miesiąca są w jednym miejscu (folder / system), nie w 4 skrzynkach.
- Umowy z klientami i dostawcami mają folder i status aktywna / archiwum.
- Dostępy do banku, księgowości i e-US / e-ZUS są opisane (kto, jaki login, 2FA).
- Backup eksportu kluczowych list (klienci do faktur) jest rzadki i kontrolowany, nie „CSV na pulpicie od roku”.
- Bramka: w 10 minut znajdujesz fakturę z zeszłego miesiąca i umowę z głównym klientem.
Decyzje właściciela na ten przegląd
- Zapisz 3 liczby na kartę: wolne środki dziś, najniższy punkt w 30 dniach, rezerwa vs cel rezerwy.
- Wybierz max 3 ruchy na 14 dni (np. windykacja X, cięcie toola Y, przesunięcie zakupu Z).
- Ustal, czego NIE robisz w tym miesiącu mimo FOMO (hiring, nowy kanał ads, konferencja).
- Zapisz datę następnego przeglądu (co 30 dni albo co 14 w trybie ostrym).
- Bramka ukończenia: karta z 3 liczbami i 3 ruchami jest zapisana tam, gdzie ją zobaczysz (notatka, CRM, mail do siebie).
Najczęstsze pytania
Czy to zastępuje księgową i audyt formalny?
Nie. To przegląd właściciela pod decyzje o cashflow i kosztach. Księgowa pilnuje ewidencji i podatków. Formalny audyt to osobna procedura. Ta checklista przygotowuje Cię do rozmowy z księgową albo inwestorem, bo masz liczby i braki nazwane wprost.
Jak często przechodzić tę checklistę?
Minimum raz na 30 dni. Przy napiętej płynności co 14 dni albo co tydzień sam blok sald i należności. Stały rytm jest ważniejszy niż idealny model w Excelu raz na rok.
Co wpisać, gdy nie znam dokładnych kwot podatków?
Wpisz szacunek z ostatniego okresu i oznacz jako do potwierdzenia z księgową. Lepiej mieć konserwatywną rezerwę niż planować marketing na pieniądzach, które za chwilę zejdą na VAT albo ZUS.
Czy mogę wkleić wyciąg bankowy do AI?
Lepiej nie w całości do publicznego chatu. Podaj sumy kategorii, listę stałych kosztów i salda bez pełnych numerów rachunków i danych kontrahentów. Szczegóły trzymaj lokalnie albo u księgowej.
Co jest ważniejsze: zysk z księgi czy cashflow?
Na codzienne decyzje właściciela mały firm: cashflow. Możesz mieć „zysk na papierze” i brak kasy przy długich terminach płatności. Ta checklista zaczyna od płynności, potem marża oferty, potem porządki w dokumentach.
Jak to łączy się z cenami i ofertą?
Sekcja marży mówi, czy główna oferta w ogóle ma sens przy Twoich kosztach. Podwyżki, pakiety i odcinanie taniej roboty ogarniesz też promptami cenowymi w Akademii. Najpierw wiedz, czy toniesz na cashflow, potem ruszaj w cennik.